Đặt mật khẩu bảo mật file Word hay bảo vệ file Excel là cách thức đơn giản nhất để chúng ta ngăn chặn tình trạng sao chép, copy trái phép, đánh cắp nội dung soạn thảo. Khi người khác muốn mở tài liệu Word, hoặc muốn sao chép nội dung tài liệu hay chỉ một vùng dữ liệu thì phải nhập đúng mật khẩu mà chủ tài liệu đã thiết lập. Việc đặt mật khẩu cho tài liệu Word thực hiện ngay trên file văn bản thông qua trình tạo mật khẩu của Word, mà chúng ta không cần phải cài đặt thêm những phần mềm hỗ trợ khác. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp một số kiểu tạo mật khẩu Word để chặn người khác sao chép nội dung tài liệu Word.
Video hướng dẫn chặn chỉnh sửa, copy file Word
1. Cách đặt mật khẩu cho file Word
Bước 1:
Trước hết chúng ta mở tài liệu cần đặt mật khẩu, rồi nhấn và biểu tượng Office chọn Save As.
Bước 2:
Hiển thị giao diện tùy chọn lưu file. Tại đây người dùng nhấn vào nút Tools rồi chọn General Options…
Bước 3:
Hiển thị giao diện để chúng ta nhập mật khẩu. Để tạo mật khẩu mở file Word người dùng nhập mật khẩu tại Password to open. Tạo mật khẩu thay đổi tài liệu người dùng nhập mật khẩu tại Password to modify. Bạn nên đặt 2 mật khẩu này cùng 1 dãy ký tự tránh trường hợp quên mật khẩu.
Nếu bạn chỉ muốn đặt mật khẩu mở file Word thì chỉ cần điền vào Password to open cũng được.
Bước 4:
Sau đó chúng ta sẽ thấy giao diện yêu cầu xác nhận lại mật khẩu mới đặt.
Nếu đặt 2 mật khẩu thì người dùng được yêu cầu xác nhận lại 2 mật khẩu. Cuối cùng nhấn Save để lưu lại thiết lập.
Bước 5:
Bây giờ khi mở file Word đó ra sẽ hiện bảng yêu cầu nhập mật khẩu mở file như hình dưới đây. Người dùng buộc phải nhập đúng mật khẩu thì mới xem được nội dung tài liệu Word.
Nếu muốn xóa chế độ bảo mật thì chỉ cần xóa mật khẩu đã thiết lập rồi nhấn OK để lưu lại là được.
2. Cách không cho copy và chỉnh sửa Word
Với những tài liệu mang tính tham khảo thì người dùng có thể đặt chế độ không cho phép chỉnh sửa nội dung hay thay đổi định dạng nhưng vẫn xem được tài liệu, mở tài liệu không cần mật khẩu.
Bước 1:
Tại tài liệu Word chúng ta nhấn chọn vào mục Review rồi nhấn tiếp vào công cụ Protect Document, rồi nhấn chọn tiếp Restrict Formatting and Editing.
Bước 2:
Hiển thị giao diện thiết lập ở cạnh phải màn hình. Nếu bạn không cho phép thay đổi nội dung, nhưng cho phép đổi định dạng thì người dùng sử dụng tùy chọn Formatting restrictions, rồi tích chọn vào Limit formatting to a selection of styles và chọn Yes, Start Enforcing Protection.
Khi đó hiển thị hộp thoại để người dùng nhập mật khẩu bảo mật, nhấn OK để lưu lại.
Nếu bạn không muốn người khác thay đổi bất kỳ nội dung nào, bao gồm cả định dạng thì nên sử dụng mục 2 Editing restrictions rồi tích chọn vào Allow only this type of editing in the document để kích hoạt chức năng này.
Tiếp đến hiển thị danh sách để chúng ta lựa chọn.
- Tracked changes: Chỉ được phép thực hiện thay đổi có để lại nhận biết.
- Comments: Chỉ được phép thêm vào các ghi chú trong văn bản.
- Filling in forms: Chỉ được phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu.
- No changes (read only): Không cho phép thay đổi bất cứ điều gì trong văn bản, chỉ cho phép đọc.
Tại đây chúng ta sẽ lựa chọn Filling in forms rồi nhấn tiếp Yes, Start Enforcing Protection để bắt đầu thiết lập.
Cũng hiển thị giao diện để bạn nhập mật khẩu bảo mật nội dung, nhấn OK để lưu lại.
Bước 3:
Kết quả tài liệu không thể click chuột để thay đổi bất cứ nội dung nào. Bạn sẽ thấy phần thanh công cụ để thay đổi được làm mờ đi, không sử dụng được.
Bước 4:
Để hủy chế độ bảo mật người dùng truy cập lại mục Protect Document bên trên rồi nhấn vào Stop Protection để dừng chế độ bảo mật.
Hiển thị giao diện để nhập mật khẩu mà người dùng đã thiết lập trước đó cho chế độ là xong.
3. Cách tạo mật khẩu vùng dữ liệu Word
Với kiểu thứ 2 tạo mật khẩu cho Word bên trên thì người khác không thể chỉnh sửa lại toàn nội dung có trong tài liệu. Nhưng với cách thứ 3 này thì bạn có lựa chọn chỉ khóa 1 vùng dữ liệu, không cho chỉnh sửa thay đổi. Những vùng dữ liệu khác vẫn thực hiện như bình thường.
Bạn có lựa chọn khóa 1 section trong Word hay khóa 1 vùng dữ liệu nhỏ. Toàn bộ nội dung thực hiện bạn đọc tham khảo bài viết Cách khóa một vùng dữ liệu trên Word.
Như vậy chúng ta có rất nhiều cách cài mật khẩu cho Word, không cho phép copy hay chỉnh sửa lại nội dung và định dạng. Người dùng cần xác định trước tài liệu chia sẻ ở trường hợp nào để chọn cách bảo mật cho phù hợp.
Chúc các bạn thực hiện thành công!